Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.

В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный (неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.

В некоторых отделах существует частично электронное ведение документооборота. Например, в отделе документационного обеспечения, с помощью программы электронной регистрации документов ведется контроль исполнения поступающей и внутренней документации. В других отделах существуют свои базы данных: в бухгалтерии, отделе кадров, отделе материально-технического снабжения. В регистратуре поликлиники существует база данных регистрации пациентов по всем приписным участкам. Во многих стационарных и поликлинических отделениях больницы существуют свои базы данных на пациентов, состоящих на диспансерном учете.

Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур

В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.

Отличия делопроизводства от документооборота

Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят, документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот - движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.