Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Электронный архив

В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаются в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:

. представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;

. заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;

. выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;

. счет передается в бухгалтерию;

. бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;

. услуга предоставляется определенной группой специалистов;

. количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;

. выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;

. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д.