Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Особенности организации управления внутренними документами

Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:

- лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);

- через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т.д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;

- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;

- посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.

Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:

- в инициативном порядке;

- в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);

- во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;

- во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.

- при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.

В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:

- определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);

- подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);

- определение предварительного варианта структуры документа;

- составление чернового варианта содержания документа;

- редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;

- оформление проекта документа;

- согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;

- представление проекта документа на подпись (утверждение).

При определении вида и темы документа принимаются во внимание:

- функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;

- информационный повод для письменного обращения к адресату.

Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т.д.

При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.

Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.