Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что

задачи делопроизводства

заключаются:

- в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- в создании условий для движения

документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);

- в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- в создании условий для хранения

документов.

Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Виды документационного оборота

В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).

Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.