Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения

Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:

- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;

- регистрацию документов;

- тиражирование документов;

- подготовку документов к отправке;

- сортировку документов;

- передачу документов.

Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:

- соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

- правильности оформления документа;

- комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);

- наличия и достоверности сведений об адресате;

- наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой - в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.

Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.

Подготовка к отправке включает:

- простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);

- фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;

- заклеивание конвертов (упаковок);

- маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.

Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю.

Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.

Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).

Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача.