Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

· Позволяет создавать и вести общие и личные папки пользователей. • Обеспечивает поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию (тексту документа) в соответствии с правами доступа пользователя. При этом можно ограничить область поиска конкретными общими или личными папками, а также конкретными фондами и рубриками этих фондов.

Основным средством организации документов в "Читальном зале" являются каталоги. Они создаются в процессе установки "Читального зала", их состав фиксирован и не подлежит изменению. Часть каталогов "Читального зала" автоматически обновляется при соответствующих изменениях в справочниках системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Конечно же, применение автоматизированных систем значительно облегчит работу архивных служб, повысит производительность труда. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока "бумага" все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального программного обеспечения к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

Заключение

В заключении хотелось бы подчеркнуть, что внедрение систем автоматизации в архивное дело только начинает складываться. Полный отказ от бумажных документов произойдёт еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и информационных технологий, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. И всё же создание единой архивной автоматизированной системы обслуживания пользователей также остаётся делом будущего. Основной составляющей в программе автоматизации архивного дела является создание автоматизированного научно-справочного аппарата. Применение технических, программных средств автоматизации и автоматизированных поисковых систем в архивном деле - путь к повышению сохранности архивного фонда и эффективности работы архивных учреждений в целом.

Говорить о безоговорочной победе типовых технологий в автоматизации архивной отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации и автоматизации в сфере создания программного обеспечения для архивов.