Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.

Традиционные "ручные" способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и требует перевода в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.

Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы автоматизированного научно-справочного аппарата (АНСА). Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний электронных документов, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы.

Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА.

Для заполнения БД АНСА используются:

· первичная документная информация;

· основные и вспомогательные учетные документы;

· информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом. При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют:

· Всероссийский Научно-Исследовательский институт Документоведения и Архивного Дела "ВНИИДАД";

· корпорация "Электронный архив",

· компания "ЛАНИТ",

· компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Программное обеспечение, разрабатываемое "ВНИИДАД", появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На мой взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных архивов" в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему "SAPERION". Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию "электронных архивов".

Продукт "LanDocsApxив", созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.