Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

"LanDocs:Apxив" тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой "LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo". Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Apxив" позволяет решать задачу ведения баз данных "бумажного архива" как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + "электронный архив").

Более подробно мне бы хотелось рассказать о системе автоматизации архивного дела "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией "Электронные офисные системы" с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Рис. 1 Главное окно системы "Архивное Дело. Версия 4.2"

документационный архив программный автоматизация

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0". В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначена для учёта и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах.

Ежедневные функции:

· Поиск по всем реквизитам дел и документов;

· Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем;

· Выдача дел и документов во временное пользование;

· Групповая выдача и возврат дел;

· Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело;

· Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную;

· Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата;

· Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

· Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов;

· Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет;

· Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел;

· Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них;

· Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК "Архивный фонд 4.0";

· Создание электронного архива организации (подсистема "Читальный зал") - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Система функционирует в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников служб ДОУ и архивной службы.

Система реализована на базе современных технологических решений и пригодна как для небольших организаций с десятками сотрудников, так и для компаний с тысячами рабочих мест.