Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

Дополнительные опции системы позволяют осуществлять массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, а также гибко организовать широкий доступ пользователей к ресурсам электронного архива.

В новую версию 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы "Прием дел в архив по Сдаточной описи", реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция "Контроль сроков хранения" предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита "Заголовок дела", расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета "Итоговая запись", выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой "АРХИВНОЕ ДЕЛО" 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года. "АРХИВНОЕ ДЕЛО" обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

· Ведение номенклатуры дел;

· Формирование и оформление дел;

· Поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

· Ведение номенклатуры дел;

· Формирование и оформление дел;

· Прием дел на архивное хранение;

· Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

· Поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

· Выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

· Проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

· Ведение сводных описей дел;

· Формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Ведение номенклатуры дел.

Для обеспечения формирования и ведения номенклатуры дел реализованы следующие возможности:

· формирование архивной регистрационной карточки (АРК) заголовка дела;

· отображение списка номенклатурных заголовков;

· копирование / удаление / сортировка АРК заголовков дел;

· подготовка проекта номенклатуры;

· утверждение номенклатуры;

· печать номенклатуры;

· загрузка номенклатуры из внешнего файла, выгрузка во внешний файл.

Рис.2 Окно "Составление номенклатуры дел"

Рис. 3 Окно "Составление номенклатурного заголовка дела"

Формирование и оформление дел.

Функция заключается в формировании и оформлении дел для приема на архивное хранение. Регистрация дел в системе может осуществляться несколькими способами:

· Создание архивное регистрационной карточки (АРК) дел и документов вручную;

· Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки дел из системы "ДЕЛО";

· Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки из других систем документооборота и делопроизводства и загрузки в систему "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Оформление включает в себя подготовку:

· Обложки дела;

· Внутренней описи дела;

· Листа-заверителя.

Также реализовано формирование сдаточной описи на дела постоянного, временного сроков хранения и дела по личному составу.

Рис. 4 Окно "Формирование и оформление дел"

Рис. 5 Окно "Составление регистрационной карточки дел"

Рис. 6 Окно "Список документов. Переписка с организациями"

Формирование и печать сдаточной описи дел.

Для реализации данной функции система "АРХИВНОЕ ДЕЛО. Версия 4.2" обеспечивает:

· Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет/до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу;

· Пересчёт номеров дел по описи;

· Импорт сдаточной описи из внешнего файла;

· Печать сдаточных описей.

Рис. 7 Окно "Формирование и оформление сдаточной описи де"

Управление архивом.

Доступ к режиму "Управление архивом" могут иметь только пользователи, обладающие полномочиями архивного работника. В данном режиме работники архивных служб могут выполнять практически все свои основные функции:

· Ведение номенклатурных заголовков дел;

· Ведение единиц хранения;